méthode de travail

Je cherche encore la meilleure façon de gérer ces milliers de fichiers, et centaines de dossiers (répertoires)… Juste sous mon répertoire “Observatoire” se trouvent 7 696 fichiers, classés (!) dans 260 dossiers, totalisant 9,73 gigaoctets d’information !


Et c’est sans compter les 4 237 fichiers (159 dossiers, 1,53 Go) de mon répertoire Dropbox, qui a la particularité de se synchroniser automatiquement avec un répertoire sur mon ordinateur à la maison (gratuit jusqu’à concurrence de 2 gigaoctets). Et le répertoire Recensement, avec ses 2048 fichiers, dans 91 dossiers, pour 3,23 Go… et le Cartographie comprenant 1338 fichiers dans 206 dossiers, pour un total de 4,08 Go. Et les 355 fichiers, en 19 dossiers pour 1,41 Go dans le répertoire Projet clinique… et quelques autres broutilles éparpillées dans des répertoires orphelins ou presque (Admin, CSSS, Gouvernance, Indicateurs, Méthode, Organisation du travail, Autres documents…).

Mon bureau (physique) était lui aussi un vrai fouillis… que j’ai pu remettre en ordre (relatif) ces derniers jours… préférant le classement dans des petits dossiers cartonnés par thèmes, rangés sur les tablettes et dessus de classeurs. Ce qui a l’avantage, par rapport au classement dans les dits classeurs, de me permettre de visualiser rapidement l’ensemble… et de retrouver un ou l’autre des thème-dossiers.

Le problème de la gestion des fichiers, et de l’information en général, est accentué par le caractère rigide d’un système qui n’a pas vraiment évolué depuis le début des ordinateurs personnels : l’arbre des répertoires. Comment se fait-il que l’on ne puisse facilement ajouter des mots clés au système de classement par répertoire ? Cela nous permettrait de plus facilement classer un document sous deux ou trois rubriques. Il y a bien les méthodes de recherche après-coup, tel Google Desktop ou encore la (moins performante) recherche de fichier intégrée à Windows…

Pour mieux manipuler, déplacer, reclasser les dossiers et fichiers, j’ai essayé quelques solutions dont Directory Opus (80$ CAN), ce remplaçant australien du gestionnaire de fichiers intégré à Windows. Mais une des manières les plus dynamiques et visuelles d’illustrer les relations entre les répertoires et idées est sans doute Personal Brain.

Ce dernier logiciel permet de donner une image des relations entre vos fichiers… et même, théoriquement, de travailler sur un même ensemble de fichiers à partir d’un Mac et d’un PC. Ce que j’ai tenté de faire, avec plus ou moins de succès. Faut dire que j’ai peut-être pris les bouchées un peu grosses, avec mon répertoire Observatoire et ses quelque 10 Go de documents !  Le prix : pour la version Pro : 250$ US, qu’on peut utiliser sur 2 ordinateurs différents. La version gratuite permet de faire des liens entre des idées, de conserver la liaison dynamique entre ces idées, mais pas d’attacher des documents à chaque idée, ou encore d’exporter l’ensemble comme un site web tel celui-ci.

Si le classement (et la récollection) des documents est une chose importante, une bonne partie du travail se fait au moment de l’engrangement de ceux-ci. C’est à ce moment qu’on peut (doit) ajouter les informations sémantiques (mots-clés ou tags, liens avec projets, lieu d’origine du document…). Aussi certains logiciels sont particulièrement adaptés à la collection de l’information. J’utilise depuis quelque temps déjà Zotero, une extension à Firefox, qui permet de conserver des pages Web (ou parties de), mais aussi de sauvegarder tout autre type de document. On peut utiliser l’espace offert sur les serveurs Zotero, les premiers 100 mégaoctets étant gratuits. Un gigaoctet coûte 20$ par an. Ce qui vous permet, par exemple, d’avoir un même répertoire accessible de la maison et du bureau, qui comprend toutes vos références, citations… Car là où Zotero se démarque réellement, c’est en matière de citations : un module d’extension (plug-in) pour Word (Windows et Mac) vous permettra d’extraire de Zotero des citations dans la forme (avec source, auteur, etc.).

D’autres logiciels sont aussi orientés vers la cueillette d’information (et le partage). Evernote : un compte gratuit vous donne droit de déposer sur leurs serveurs 40 mégaoctets de documents, liens, photos par mois. Pour 5$ par mois, ou 45$ par an, vous disposez de 500 mégaoctets par mois. Ce produit se présente comme une extension à Firefox, mais aussi comme un logiciel téléchargé qui vous permettra de travailler hors ligne. Il y a un Evernote pour toutes les plate-formes : iPad, iPhone, Blackberry, Windows, Mac…

C’est lorsqu’on regarde du côté des solutions spécifiques à un environnement (Windows ou Mac) que des outils vraiment intégrés se présentent.  Il y a du côté Windows clairement OneNote qui se démarque. À tel point que j’ai vue (pour la première fois) plusieurs utilisateurs de Apple demander ce qu’il y avait d’approchant sur cette plate-forme… et c’est assez rare qu’il y ait un tel envie du côté de Apple pour un produit Microsoft ! Si vous êtes étudiant vous pouvez vous procurer gratuitement la dernière version de OneNote, mais seulement si vous habitez en France ! J’ai utilisé il y quelques années OneNote 2003, avec beaucoup de plaisir. Je pouvais conserver sur une clé USB des documents et notes auxquels j’accédais à partir de différents ordinateurs. Il y a eu un moment, cependant où la clé USB ne suffisait plus et où la synchronisation entre les ordinateurs se faisait difficilement. Aujourd’hui, j’imagine que les documents pourront être conservés sur SkyDrive, avec ses 25 Go d’espace disponibles par utilisateurs. Et pour le prix, je ne suis pas certain que OneNote se vende séparément de la suite Office de Microsoft.

Du côté Apple, j’ai utilisé durant une période OmniFocus (79$), qui a plusieurs qualités : rapidité, intégration avec iCal (calendrier)… mais il y manque une intégration plus poussée avec le Web… Ce qui s’approche le mieux de OneNote, à mon avis, c’est Curio (99$-149$). Une solution permettant d’additionner des notes, des documents, des tableaux… d’ajouter un commentaire audio ou vidéo à la volée… et de faire une version HTML exportée en un clin d’oeil ! Et le meilleur c’est que Curio s’intègre avec Evernote pour importer les notes et extraits accumulés avec cet utilitaire… Je vous montre un exemple (un simple test).

Et, j’oubliais, il y a aussi DEVONthink (49$-79$), qui mérite une mention. On y propose notamment des ensembles de répertoires déjà codifiés suivant, soit la classification décimale de Dewey ou encore celle de la Librairie du Congrès. Bon, je ne suis pas sûr que même mes milliers de fichiers couvrent une telle ampleur de sujets !

Enfin… je n’ai pas tant parlé de “méthodes de travail” que d’outils. J’y reviendrai sans doute.

À noter que les prix données ici sont tous “après la période d’essai”, qui peut aller de 15 jours à 60 selon les produits.

 

Publié par

Gilles Beauchamp

Organisateur communautaire dans le réseau de la santé, CLSC Hochelaga-Maisonneuve puis CSSS Lucille-Teasdale, à Montréal, de 1976 à 2012.

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